Podniková informatika v době ekonomické krize

Abstrakt

Ekonomická krize přináší nutnost přenastavení podmínek podnikání. Společnosti by se měly zaměřit především na vytváření konkurenční výhody za současného úsilí šetřit náklady. Ekonomická krize bude rovněž silně ovlivňovat rozvoj IT průmyslu směrem k tvorbě skutečných řešení generujících konkrétní obchodní výsledky. Toto nové přenastavení podmínek a pravidel bezesporu znamená vytvoření nových příležitostí jak pro průmyslové firmy, tak i IT společnosti.

Ekonomická krize a příležitosti

Ekonomická krize a recese celé ekonomiky v posledních letech naprosto ovlivnila myšlení podniků a analytici se předhánějí jak v pozitivních, tak negativních předpovědích, jak bude vypadat budoucnost jejich podniků a jak mohou informační technologie pomoci krizi překonat.

Podle (Karásek, 2010) se v současné době management upírá spíše směrem, který vyřeší pouze krátkodobé cíle jako je udržení cashflow, úsporu nákladů také na úkor propouštění zaměstnanců, omezení marketingových a dalších důležitých podnikových aktivit. Denně se sledují všechny aktivity podniku, který se snaží uspořit na každém místě svého působení. Ovšem minulost již ukázala, že ekonomickou krizi přežily podniky, které i v těchto těžkých časech dokázaly myslet na své dlouhodobé cíle. Je určitě chybou myslet si, že i v časech krize nemohou konkurenti vstupovat na trh nebo stále inovovat své služby a produkty. Přestože je každý podnik krizí ovlivněn, je důležité myslet dlouhodobě a těmto potencionálním konkurentům i těm stávajícím nepovolit svůj rozvoj. Na místě je otázka, jak podnik dokáže být krizi zasažen méně než ostatní.

Krize se dá pojmout také jako velká příležitost pro realizaci nových distribučních modelů, získání nových zákazníků a dalších aktivit, avšak záleží na podniku, jak moc bude své činnosti omezovat a kde všude bude škrtat své náklady. (Flinders, 2009), který také poukazuje, že je nutné, aby podniky neopomínaly své dlouhodobé cíle, dále připomíná, že není moudré, aby podniky krátily svůj rozpočet na IT projekty, které nakonec mohou podnik z dlouhodobého hlediska opět nastartovat v době ekonomického růstu.

(Flinders, 2009) zdůrazňuje vliv nových technologií jako Web 2.0, které mohou v budoucnu oslovit mnoho nových zákazníků, a jejich využití k opětovnému růstu. Dále zmiňuje tři běžné chyby, které podniky v současné době provádějí: „odkládání rozhodnutí, které v budoucnu mohou zachránit dlouhodobě zdraví firmy; předpokládání, že nejchytřejší cesta k růstu je obezřetná a postupná; zaměření na rozšiřování zákaznické základny.“

Úspora nákladů

Pokud jsem již zmínil důležitost cílů z dlouhodobého hlediska, nesmím opomenout ani cíle krátkodobé. Jedná se o aktivity, které mohou okamžitě podniku pomoci od zadlužování a obrovským ztrátám v době krize. Jedna z těchto aktivit může být například péče o stávající zákazníky poskytováním služeb na míru díky analytickým softwarům, které umožňují lépe pochopit zákazníka a poskytnout mu lepší služby než konkurence. Jedná se o jednu z nejlepších cest k úspoře nákladů za minimální cenu.

Outsourcing

Další cestou k úspoře nákladů je outsourcing. Podle (Jurica, 2005) je outsourcing „nákup služeb (nebo zboží) poskytovatele, které nejsou primární činností podniku, nicméně jsou nezbytné pro jeho fungování a byly dosud zajišťovány z vlastních zdrojů.“ Buď se jedná o outsourcing jednorázový, tj. nákup určitého softwaru, nebo kontinuální poskytování služeb. Takové poskytování služeb, např. provoz informačního systému podniku, s sebou přináší nemalé výhody. Odpadají zde výdaje na provoz a údržbu, platy nadbytečných zaměstnanců, a oblast kvality je zajišťována např. pomocí Service Level Agreement (SLA), což je garantovaná úroveň služeb externího dodavatele, který v krizových situacích na sebe bere část nebo všechna rizika.

Je vcelku logické, že podniky sahají k těmto organizačním změnám ve svých řadách, ale pokud se nejedná o podnik zaměřený na IT, je zbytečné zaměstnávat IT odborníky, které si firma nakonec nemůže ani dovolit. S outsourcingem přicházejí i další rizika. Velmi velkým rizikem je špatně formulovaný kontrakt, kdy nejsou požadované služby přesně definovány, tím nakonec vznikne nespokojenost na obou stranách a špatně aplikovaný outsourcing znamená další ztráty a zbytečné náklady do vyřešení problému. Dalším rizikem outsourcingu je bezpečnost interních dat, ke kterým bude mít pravděpodobně externí firma přístup a podnik zde riskuje zneužití dat ve prospěch konkurence. Outsourcing znamená pro zaměstnance ztrátu pracovních míst, jelikož již nebude potřeba IT oddělení s mnoha zaměstnanci.

Přehodnocení priorit podniku

V době ekonomické krize jsou všechny rozpočty na nové projekty a vůbec na celý provoz pod tlakem, avšak je třeba dávat si pozor, jak moc a kde rozpočet škrtat. (Gossels, 2009) připomíná, že je potřeba uvědomit si, kde jsou priority podniku, a rozvrhnout si, kde omezit finanční výdaje jako první a kde je nutné finanční prostředky ponechat. (Gossels, 2009) uvádí například banky, které by rozhodně neměly podcenit bezpečnostní politiku a příliš redukovat náklady na bezpečnost. Krize si žádá okamžitou redukci zaměstnanců, avšak není moudré propustit klíčové zaměstnance bezpečnostních procesů, a pokud ano, je potřeba dát si velký pozor, zda jejich uživatelské účty jsou korektně smazány a nehrozí zde již žádné zneužití.

Každý podnik pečlivě zkoumá své náklady a přehodnocuje veškeré investice. Informační technologie se staly nezbytnou součástí podnikových procesů a s tím přišly i náklady na provoz a údržbu. Otázkou však zůstává, zdali je i v časech krize nutné investovat tolik prostředků do IT technologií. Jestli by náhodou nestačily jednoduché aplikace, se kterými si podnik vystačil před obsáhlým informačním systémem, jestli by podnik díky tomu neušetřil dostatek, aniž by poklesla produktivita práce?

Odpovědi na tyto otázky lze vyřešit pomocí stanovení priorit, které podnik musí řešit v době ekonomického útlumu. Podle (Karásek, 2010) podniky potřebují pokrýt následující situace: „Dosáhnout rychlé a významné úspory nákladů ve všech oblastech, aby udržely provoz v chodu. Optimalizovat rychle produktivitu práce a výkonnost v možnostech daných okolním trhem. Vylepšit obchodní aktivity, přesměrovat maximum úsilí na zákazníky a obchodní partnery. Udržet maximum stávajících zákazníků a intenzivně hledat nová odbytiště (nové zákazníky, nové trhy, nové obchodní kanály). Připravit strategii, jak využít krize k rozšíření podílu na trhu na úkor konkurentů. Udržet inovaci ve výrobě nebo v obchodním modelu, usilovně hledat produkt či službu, která při příchodu oživení přinese podniku konkurenční výhodu.“

Většina těchto bodů nesouvisí konkrétně s IT technologiemi, ale právě s lidmi, obchodem a udržením zákazníků, avšak IT podpora hraje v každém bodě důležitou roli jako komunikační platforma a zdroj potřebných informací. Podniky se proto musí snažit optimalizovat svoji IT infrastrukturu, například využitím klient-server architektury, již zmíněného outsourcingu apod. Dále je třeba zaměřit se na stávající informační systém, případně zavést nový a maximálně ho využít, najít místa, kde by podnik mohl ušetřit. Koneckonců produktivita práce souvisí s rychlým vyhledáním informací a s procesy. Zaměstnanci se tak mohou více věnovat zákazníkům než samotnému informačnímu systému. Podnik by měl využít nejnovější technologické prostředky typu Bussiness intelligence a poskytnout zákazníkům takové služby na takové úrovni, aby neměl důvod přecházet ke konkurenci. Netřeba snad již zmiňovat využití CRM v marketingu a optimalizaci procesů obchodní strategie firmy.

Budoucnost a inovace podnikové informatiky

Výzva pro podniky v době krize spočívá v tom, jak dostatečně jsou schopné provozu s menšími finančními prostředky a jak kvalitní je jejich risk management. V Jižní Africe, kde je ekonomika z důvodů krize jako v dalších zemích v ekonomickém propadu, jsou místní banky jsou oproti ostatním zemím vcelku v dobrém rozpoložení. Podle (Benyon, 2010) jsou tyto banky podle místních bankéřů bez problémů díky kvalitnímu risk managementu a silné kultury řízení rizik. Z toho důvodů banky nenabízejí „exotické“ produkty a půjčky, které by je mohly přivést k bankrotu jako mnoho bank ve Spojených státech. Dále (Benyon, 2010) uvádí, že „snižování rizika je celé založeno na správném návrhu, s procesy a nástroji, které se hodí pro daný účel. Jedinou cestou, jak toho můžeme dosáhnout, je zapojit management operativních rizik.“

Inovace a jiná řešení IT

Důležitým bodem jsou právě investice do inovací v době krize. Jak jsem již psal výše, tyto finanční prostředky umožňují podniku stále vylepšovat své produkty a služby, proto jsou v době po krizi nejschopněji reagovat na trh a stanou se na nějakou dobu lídry trhu, jelikož nezapomněly inovovat své business procesy, své technologie a zejména nepřestaly myslet na dlouhodobé cíle.

Jestliže se zaměřím na menší firmy, které pravděpodobně nedisponují obsáhlými ERP systémy, nabízí se nejen pro ně další možnost, kde by mohly tyto podniky ušetřit a to využitím Software as a service (SaaS). (Wiki, 2010) definuje SaaS jako „model nasazení softwaru, kdy dochází k hostingu aplikace provozovatelem služby a služba je dále nabízena zákazníkům přes internet. Díky eliminování potřeb instalace a provozu aplikace na vlastních zařízení SaaS reaguje na potřebu snižování nákladů na software, rychlého nasazení a outsourcingu.“ Oblíbenost tohoto řešení je hlavně z důvodů jeho levného pořízení a minimálními provozními náklady. Každou další funkcionalitu lze jednoduše za určitý poplatek dokoupit a software je externí firmou stále vylepšován a samozřejmostí je i následná podpora.

S dramatickým snižováním nákladů se objevují a postupně rozšiřují nové způsoby provozu IT technologií. Mám na mysli Cloud computing, který s sebou přináší mnoho výhod. Jednou z možných služeb, kterou nabízí, je SaaS, který je popisován výše v textu. Co to vlastně Cloud computing je? Podle (Švec, 2010) je to zjednodušeně poskytování služeb přes internet, kdy na jedné straně je výpočetní středisko a na druhé straně je zákazník. Ve výpočetním středisku je možno nalézt hardware (servery), který zajišťuje buď jen výpočetní kapacitu, nebo i poskytuje kompletní software, jako je například poskytování celého CRM systému. Důvodem proč použít Cloud computing jsou finance. Počáteční náklady jsou opět minimální, podniky nemusí investovat do vlastního hardwaru a dále financovat jeho rozšiřování. Odpadají poplatky za licence – firma si totiž pronajímá službu jako celek – a dále menší položky jako poplatky za elektrickou energii apod.

Proč ale Cloud computing není všude, když je tak výhodný? Odpověď je jednoduchá. Nebyl k tomu žádný důvod, všechny podniky již dříve investovaly do nákupu vlastního hardwarového zařízení a chtěly si vlastní provoz zajistit samy. Dalším důvodem je bezpečnost. (Wire, 2010a) připomíná, že všechna data se nacházejí u externí společnosti (jako při SaaS), která zajišťuje jejich bezpečnost a dostupnost, a proto je potřeba dát si pozor, kterou firmu oslovíme. Posledním a nemalým důvodem je, že služby zatím nejsou tak kvalitní, jelikož Cloud computing zatím nepatří mezi jednu z priorit velkých softwarových gigantů, a tak úroveň služeb zatím zaostává. Podle (Wire, 2010b) ale „začíná být Cloud computing stále oblíbenější, jelikož přináší menší náklady, vyšší návratnost a zlepšuje efektivitu.“

Závěr

Podniková informatika v době ekonomické krize také podstupuje různé změny – ať to jsou již škrty nákladů pro provoz nebo údržbu nebo to jsou omezené investice pro jeji inovaci. Firmy jsou otevřeny novým přístupům řešení podnikové informatiky – outsourcing, SaaS nebo další technologie, aby se co nejvíce snížily náklady, ať už to bohužel znamená propouštění řady specializovaných IT odborníků. Záleží na konkrétním podniku a promyšlení manažerů, kde leží priority podniku a na ty se zaměřit. Ukázalo se, že ti, kteří v době krize mysleli na svou budoucnoust a kontinuálně investovali nejen do podnikové informatiky, vyšli z krize nejlépe.

Zdroje

(Karásek, 2010) Karásek, P.. Ekonomická krize a ICT. Centrum pro výzkum informačních systémů. 24.1.2010. Dostupný z www: http://www.cvis.cz/hlavni.php?stranka=novinky/clanek.php&id=893. Citováno: 11.4.2010.

(Flinders, 2009) Flinders, K.. 2009. Beware hidden costs of IT budget cuts. Computer Weekly, April 7, 8. Dostupný z www: http://www.proquest.com/ Citováno: 11.4.2010.

(Jurica, 2005) Jurica M., Možnosti a trendy v outsourcingu podnikových informačních systémů. Semestrální práce. VŠE. 2005. Citováno: 11.4.2010.

(Gossels, 2009) Jonathan Gossels. "Cut Carefully -- Complicating efforts to reduce costs, security risks don't go away just because IT budgets are under pressure." Bank Systems & Technology, 28.1.2009. http://www.proquest.com/ Citováno: 12.4.2010.

(Benyon, 2010) Benyon, D.. "Coming of age." Risk South Africa. 2010. Dostupný z www: http://www.proquest.com/ Citováno: 12.4.2010.

(Švec, 2010) Švec, P.. Cloud computing jako trend pro firemní IT. ITBiz.cz. 12.3.2010. Dostupný z www: http://www.itbiz.cz/cloud-computing-jako-trend-pro-firemni-it/ Citováno: 12.4.2010.

(Wiki, 2010) SaaS. Wikipedia. 18.1.2010. Dostupný z www: http://cs.wikipedia.org/wiki/SaaS Citováno: 12.4.2010.

(Wire, 2010a) Business Wire. "Evolving to the cloud." Financial Express. 11.3.2010. http://www.proquest.com/ Citováno: 12.4.2010.

(Wire, 2010b) Business Wire. "More than 45% Say Cloud Computing Risks Outweigh Benefits, Survey Finds." Business Wire. 7.4.2010. Dostupný z www: http://www.proquest.com/ Citováno: 12.4.2010.